اجتماعات مجلس الأمانة

كلمة سمو الأمين د.فيصل بن عياف عن اجتماع اللجنة التوجيهية للأمانة

إذا سألت أي موظف أو قيادي في أمانة منطقة الرياض عن مكان تواجد جميع قيادات الأمانة في الساعة العاشرة من صباح يوم الخميس من كل أسبوع، فسيخبرك مباشرةً بأن الجميع في اجتماع اللجنة التوجيهية للأمانة، فمنذ بداية عملي في الأمانة وحتى اليوم، يعرف الجميع أن هذا الموعد ثابت لا يتغير، حرصت على الالتزام بعقد هذا الاجتماع في موعده والذي أجزم بأنه -بفضل الله وتوفيقه- أحد أهم عوامل النجاح في إدارة منظومة كبيرة ومعقدة مثل أمانة الرياض. اللجنة التوجيهية تشبه مجلس الإدارة، الذي يضم في عضويته قيادات المنظومة ويناقش كل ما يخص الإدارات والبلديات والوكالات، ويعتمد السياسات والتوجهات والاستراتيجيات التي تحرك العمل. حيث نبدأ اجتماعنا كل أسبوع بمناقشة المهام المنجزة والمتأخرة، مع استعراض سريع للمستجدات، ثم نستمع لآراء وشكاوى المستفيدين عن طريق استعراض مؤشرات الأداء وأصداء (مركز البلاغات 940، وصوت المستفيد)، ثم تتنوع البنود بحسب المستجدات والاحتياجات، وكل فترة يتم في نهاية الاجتماع تكريم من حقق المنجزات أو تفوق في مؤشرات الأداء. وينبثق من هذه اللجنة 10 لجان إشرافية، تحتها لجان تنفيذية، تعمل ضمن مهام واضحة وتقدم تقاريرها السنوية، ما يعزز الحوكمة داخل المنظومة. وقد ساهمت اللجنة بشكل واضح للجميع في تحسين العمل ورفع جودة المخرجات، من خلال مناقشة معظم القرارات الكبيرة على طاولة تضم خبرات متنوعة، ولا يصدر القرار إلا بعد نقاش تشاركي، كل في مجاله. وقد جعل الانتظام في عقد الاجتماع في موعده منه موعدًا أسبوعيًا للمتابعة والمحاسبة، فأصبح جميع أفراد المنظومة يعلمون بأن يوم الخميس هو موعد محاسبة المخطئ ومكافأة المحسن. وعلى الرغم من كل هذه الآثار الإيجابية المباشرة، إلا أنني أرى أن الإيجابيات غير المباشرة أعظم أثرًا، فقد عززت اللجنة ثقافة العمل المشترك وروح الفريق الواحد بين الأعضاء والفرق المختلفة، رغم تشعب الأعمال وتسارعها، وأصبح كل عضو مطلعًا على ما يجري في الإدارات الأخرى، كما عززت من العمل المشترك بين الوكالات وأبرزت فرص التكامل. وأسهمت اللجنة بشكل كبير أيضًا في زرع ثقافة المنظومة الواحدة وفريق العمل الواحد لتحقيق هدف مشترك، فبعد مناقشة التوجهات الكبرى داخل اللجنة، يصبح كل عضو مسؤولًا عن تنفيذها، مما وحد التوجهات ورفع من حس الانتماء المؤسسي. حيث جرت العادة أن ينظر كل قيادي داخل المنظومة للإدارات التابعة له فقط بدون مسؤولية أو تقاطع مع الجهات الأخرى، ولكن وجود مثل هذه اللجنة ساهم في تذويب هذه الحواجز وبناء شعور بالانتماء للمنظومة كاملًا. وهذا ليس مهمًا فقط عمليًا، بل نفسيًا أيضًا، حيث يشعر كل قيادي أنه جزء من منظومة كبيرة، وكل ما يخص الأمانة يعنيه، وليس فقط إدارته، الأمر الذي عزز من التفاعل بين القيادات، وأصبح كل موضوع يعرض مجال للنقاش بين الجميع. كما أصبحت هذه الاجتماعات منصة للتعرف على أولويات رئيس الجهاز وتوجهاته العامة بشكل مباشر، ما ساعدهم على ترتيب أولوياتهم ومعرفة مكامن التركيز وترجمتها إلى خطط عمل ملموسة. وعلى الجانب غير الرسمي، فلقاء فرق العمل أسبوعيًا، والنقاش المفتوح، أسهم في إذابة الجليد، وصنع جو معنوي إيجابي، وعزز الروابط الشخصية، وجعل من يوم الخميس فرصة لإنهاء أي مواضيع عالقة قبل أو بعد الاجتماع.

اجتماعات اللجنة التوجيهية